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13 mar. 2018

Administrativo/a $42.400 - Asistente de proyecto - Ministerio de Industria, Energía y Minería

Proyecto URU/17/G32
“Hacia un sistema de movilidad urbana sostenible y eficiente en Uruguay”
Términos de Referencia para la contratación de un/a asistente administrativo/a
ANTECEDENTES
El objetivo del proyecto, de una duración de 4 años, es promover un modelo de transporte bajo en carbono y eficiente en Montevideo, para ser replicado en otras ciudades de Uruguay, basado en la mejora de las capacidades institucionales, el desarrollo de una regulación adecuada y la aplicación de tecnologías innovadoras.
A través del proyecto se pretende:
- analizar el actual sistema de regulaciones e incentivos, fomentando la implementación de nuevas tecnologías de transporte público de baja emisión de carbono, como los ómnibus eléctricos

- fomentar una cultura innovadora entre los directivos de los sectores del transporte público y de la distribución de mercancías, abierta a la adopción temprana de nuevas tecnologías y dispuesta a adoptar un enfoque proactivo para captar nuevos usuarios y clientes
- fortalecer las capacidades de las diversas autoridades y organismos públicos competentes, para la puesta en marcha de políticas multisectoriales integradas apoyadas por herramientas adecuadas, como por ejemplo instrumentos de supervisión del funcionamiento y calidad del transporte urbano (en particular desde una perspectiva medioambiental) o de promoción de vehículos eficientes con bajas emisiones de CO2.
El Proyecto URU/17/G32 será ejecutado por el Ministerio de Industria, Energía y Minería (MIEM) en estrecha coordinación con el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente (MVOTMA), siendo el PNUD la Agencia GEF del proyecto. Tendrá una Junta de Proyecto (JP) responsable de tomar decisiones gerenciales por consenso y que estará integrada por el MIEM, el MVOTMA, la Oficina de País del PNUD y la Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional (AUCI). La Directora de Energía del MIEM tendrá el rol de Directora del Proyecto y presidirá la JP.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES
El/la asistente administrativo/a del Proyecto deberá:
Brindar la gestión general administrativa y del proyecto. Entre las tareas asignadas se encuentra el procesamiento de pagos, adquisiciones, informes financieros, llevar registros del proyecto, etc., de acuerdo a las políticas y procedimientos del PNUD para los proyectos implementados bajo la modalidad NIM.
Será responsable de recopilar y brindar la información requerida por el MIEM y el PNUD y para los sitios web del proyecto y ministerios, informando y resolviendo problemas administrativos.
Bajo la dirección del Coordinador, y en función de la información brindada por los especialistas técnicos de la Unidad de Proyecto, deberá compilar y organizar los reportes requeridos por la directora del proyecto y la Junta de Proyecto. Además deberá asistir al Coordinador de Proyecto y a los demás miembros de la Unidad de Gestión de Proyecto.


LAS TAREAS ESPECIFICAS SERAN:
(a) Asistir al Coordinador en el seguimiento de la ejecución técnica y financiera del Proyecto;
(b) Efectuar la gestión general administrativa del proyecto (adquisiciones, desembolsos e informes financieros, preparación del material para los spotchecks y Auditorias independientes del proyecto, entre otras actividades administrativas).
(c) Realizar los procesos de compra de insumos, bienes y servicios autorizados por el Coordinador del Proyecto.
(d) Preparar las solicitudes de pago autorizadas por el Coordinador del Proyecto.
(e) Asistir al Coordinador del proyecto en el control de los desembolsos realizados, de forma de verificar que los mismos se realicen de acuerdo al Plan de Trabajo Anual en el Presupuesto del proyecto, y en la realización de las propuestas para la revisión del Presupuesto.
(f) Colaborar en la redacción de informes solicitados por la junta de proyecto bajo la supervisión del Coordinador.
(g) Coordinar actividades de la Unidad Gestión de Proyecto manteniendo vínculo permanente con instituciones públicas y privadas, así como el mantenimiento de las bases de datos institucionales.
(h) Asistir en la planificación de trabajo y presupuesto.
(i) Procesar la documentación necesaria para la implementación de los proyectos pilotos de forma de generar información de aprobación de desembolsos y seguimiento de los mismos a las instituciones participantes.
(j) Preparar y redactar cartas/mensajes/informes.
(k) Organizar citas y reuniones del equipo de trabajo. Redactar las minutas de reunión.
(l) Organizar material, encuadernar y archivar documentos y envío de correo.
(m)Organizar viajes y preparar itinerarios para viajes relacionados al proyecto.
(n) Asistir en la preparación de talleres, seminarios, programas de formación y otras reuniones.
(o) Mantener todo el equipo de la oficina y llevar el inventario/registro de suministros y su uso.
(p) Asistir al Coordinador en la recopilación de la información a ser preparada por los especialistas técnicos de la Unidad de Proyecto, que pueda solicitar el PNUD.
(q) Realizar otras actividades asignadas por el Coordinador.

COMPETENCIAS
- Integridad y ética según los valores estándares de Naciones Unidas.
- Capacidad de administración técnica de proyectos.
- Capacidad de apertura para comprender e integrar posturas provenientes de disciplinas diversas, flexibilidad a los cambios.
- Habilidad para manejar situaciones entre actores diversos.


CALIFICACIONES Y EXPERIENCIAS
- Título de Secretariado Ejecutivo, Tecnicatura en Administración de Empresas o similar.
- Mínimo de 3 años de experiencia en el desarrollo de actividades de administración y/o
secretariado en empresas o instituciones de mediano o gran porte.
- Manejo de inglés escrito y oral.
- Manejo de herramientas informáticas (Word, Excel)
Se valorará:
- Experiencia específica en proyectos PNUD/GEF, en particular en temas de adquisición, gastos e información y monitoreo.
- Experiencia en organizaciones no gubernamentales y organismos internacionales.
- Excelentes habilidades de comunicación.
 Modalidad de contratación y plazo
La consultoría se realizará bajo la modalidad de contrato de servicio con una dedicación de 40 horas semanales por el período de un año a partir de la firma del contrato, con posibilidades de extensión durante la vigencia del proyecto, sujeto a evaluación del Asociado en la Implementación y la Junta del Proyecto.
El lugar de trabajo será la Dirección Nacional de Energía del Ministerio de Industria, Energía y Minería.
La remuneración mensual será de 42.400 pesos uruguayos más IVA.
Deberá facturar como empresa unipersonal o Profesional Universitario.

INCOMPATIBILIDAD
Durante el plazo del contrato, la persona contratada no podrá ser funcionario/a público/a o mantener vínculos contractuales con organismos del Estado a excepción de la docencia.
Deberá ser ciudadano/a uruguayo/a (natural o legal), o extranjero/a con residencia y domicilio constituido y ánimo de permanecer en el territorio de la República Oriental del Uruguay durante todo el tiempo que las tareas implicadas en el contrato lo requieran.

POSTULACIONES
Las postulaciones deben enviarse por correo hasta el día 9 de abril de 2018 a las 17:00 hs identificando el nombre del Proyecto y del cargo. Se requiere la presentación de:
a) CV (máximo 6 carillas)
b) Formulario P11.
c) Documentación que acredite formación y experiencia requerida o a valorar.
d) Carta detallando el interés en el cargo y los aportes que podría realizar al proyecto.
e) En la documentación se deberá identificar claramente el nombre del Proyecto y del cargo.


vacantes.proyectos.uy@undp.org